การพัฒนาระบบงานสารบรรณด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์

Develop a ducupationtary management system of the faculty of management sciences, Surindra Rajabhat University

Name: พัฒน์ศิกานต์ ศรีตะโกเพชร

Address: คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์

Name: กัลยา อรรถกุล

Address: คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์

keyword: งานสารบรรณ

Classification :.DDC: 651.3

; งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

; สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

Abstract: งานสารบรรณ เป็นกลไกสำคัญอย่างยิ่งของงานบริการทั่วไป และเป็นปัจจัยหลักช่วยเกื้อกูลให้การประสานให้การประสานงานภายในและภายนอกหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลต่อความสำเร็จในการบริหารจัดการ และการปฏิบัติงานของหน่วยงานและบุคลากรทุกระดับในองค์กร การศึกษาค้นคว้าครั้งนี้มีความมุ่งหมายในการพัฒนาระบบงานสารบรรณ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์ ตามกรอบงานสารบรรณ 6 ด้าน คือ การจัดทำหนังสือ การรับหนังสือ การส่งหนังสือ การเก็บหนังสือ และการทำลายหนังสือ ตามกระบวนการพัฒนาระบบ 5 ขั้นตอน ได้แก่ การศึกษาระบบ การออกแบบระบบ และการดูแลรักษาและตรวจสอบระบบ โดยใช้หลักการวิจัยปฏิบัติการ กลุ่มผู้ศึกษาค้นคว้า จำนวน 7 คน เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูลมี 3 ประเภท แบบบันทึก แบบสัมภาษณ์ และแบบสังเกต นำเสนอผลการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงพรรณนาวิเคราะห์ ผลการศึกษา พบว่า สภาพก่อนการดำเนินการพัฒนางานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์ การดำเนินการด้านการรับหนังสือ การส่งหนังสือนั้นไม่ได้นำคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปเข้ามาประยุกต์ใช้ ทำให้การปฏิบัติงานล่าช้า ขาดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน การเก็บหนังสือ และการทำลายหนังสือนั้น ผู้ปฏิบัติงานยังขาดความรู้ เข้าใจในการปฏิบัติงาน ส่วนในด้านการจัดทำหนังสือมีความผิดพลาดบ่อยครั้ง เนื่องจากไม่มีการตรวจทานอย่างจริงจัง ส่วนการจัดเก็บเอกสารมีปัญหาอย่างมาก เพราะขาดระบบการจัดเก็บหนังสือที่ดี เกิดปัญหาในการสืบค้นหาเอกสารที่ต้องการใช้ ผู้ปฏิบัติงานขาดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ส่วนการทำลายหนังสือ หรือกำหนดแนวปฏิบัติในการทำลายหนังสือมาก่อน มีหนังสือที่ไม่จำเป้นอยู่ในตู้เก็บเอกสารงานสารบรรณจำนวนมาก จากการดำเนินการพัฒนาระบบงานสารบรรณ โดยการประชุมระดมสมองเพื่อศึกษาสภาพปัจจุบัน และปัญหาระบบงานสารบรรณร่วมกัน เพื่อวิเคราะห์จุดแข็ง-จุดอ่อน ของระบบงานเดิมเพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนาระบบงานสารบรรณใหม่ ส่วนการศึกษาระบบและวิเคราะห์ระบบ โดยการระดมสมอง ทำให้ทราบว่า คณะวิทยาการจัดการ มีความต้องการพัฒนาระบบงานสารบรรณ หลังจากนั้นได้ดำเนินการออกแบบระบบโดยใช้กิกรรมประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อออกแบบระบบงานสารบรรณ และได้ทดลองใช้ระบบ พบว่า การจัดทำหนังสือ การส่งหนังสือ นั้น ผลการพัฒนาเป็นที่น่าพอใจ ส่วนการเก็บหนังสือ การทำลายหนังสือนั้น ยังไม่เป็นไปตามเป้าหมายเจ้าหน้าที่งานสารบรรณไม่เคยปฏิบัติมาก่อน ทำให้ไม่ทราบขั้นตอนการทำลายหนังสือได้ จะนำมาเป็นแนวทางในการปฏิบัติในครั้งถัดไป โดยสรุปผลการดำเนินงานสารบรรณคณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์ จากการพัฒนาระบบงานสารบรรณ โดยใช้กิจกรรมระดมสมอง การประชุมปฏิบัติการ ช่วยให้การดำเนินงานสารบรรณได้เปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดีขึ้น การปฏิบัติงานมีความคล่องตัว ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานดำเนินงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว Documentary management is a vital mechanic of general services, and is also considered as a principal factor that supports an efficient cooperation within and outside organization. This has an effect on a success of management, administration, and working performance of departments and staffs in every level within the organization. This study aimed to develop a documentary management system of the Faculty of Management Sciences, Surindra Rajabhat University basing on the 6 frameworks of documentary management system. The documentary management system was developed following the 5 steps of Systems Development Life Cycle including a system studying, a system designing, a system monitoring, and a system examining. The study was conducted basing on a concept of action research. The data were collected through on observation form, an interview, and a recording form. Then, the collected data were analyzed and presented using a descriptive statistics. The study found that, before a development of electronic documentary management system, a working process on document sending and document receiving of the Faculty of Management Sciences, Surindra Rajabhat University, was very slow and inflexible because a computer was not applied to use in these processes. According to document storage and document disposition, staffs still lacked of practicum knowledge while document creation was full of mistakes because of there no serious censors. Moreover, it was found that there were lots of problems for document storage since there was no effective storage system. Therefore, there was a problem on document searching. According to a development of documentary management system, a brainstorming technique was applied to study about the present situation and problems of documentary management. Swot-analysis was conducted to find strength and weak points of the traditional system. The information would be used for a new development model for documentary management system. However, according to a system studying and a system analyzing, it was found that there is a need for the Faculty of Management Sciences to develop its documentary management system. Then, a new system was designed by using an activity workshop to develop a new system and tried out a new developed model. Basing on the model’s tried-out, it was found that document producing and document sending processes had a satisfied development whereas document storage and document disposition had not met a satisfying target. Because the staffs have never concern with this process before; therefore, they don’t know about steps to dispose documents. In sum, a documentary management system development of the Faculty of Management Sciences, Surindra Rajabhat University, through a brainstorming and a workshop helped to positively change a documentary management system – that is a working process is more flexible and the staffs can work faster and easier.

มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์. สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

Address: สุรินทร์

Email: arit@srru.ac.th

Name: ได้รับงบประมาณสนับสนุนจากมหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์ ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2553

Role: ผู้ให้ทุนวิจัย

Created: 2553

Modified: 2563-10-19

Issued: 2563-10-19

งานวิจัย/Research report

application/pdf

CallNumber: 651.3 พ213ก

tha

©copyrights มหาวิทยาลัยราชภัฏสุรินทร์

ลำดับที่.	ชื่อแฟ้มข้อมูล	ขนาดแฟ้มข้อมูล	จำนวนเข้าถึง	วัน-เวลาเข้าถึงล่าสุด
1	PATSIKARN AND ATHAKUL.pdf	24.93 MB	22	2025-03-23 10:24:35

ใช้เวลา

0.02105 วินาที